การจัดองค์การ ( Organizing)

การจัดองค์การ ( Organizing)

            การจัดองค์การ ( Organizing) นักทฤษฎีองค์การทั้งหลายพยายามที่จะออกแบบองค์การ เพื่อรวบรวมเอาพนักงานทั้งหลายขององค์การที่จะต้องทำงานร่วมกันและมีความจำเป็นที่จะต้องประสานงานเพื่อให้งานได้รับมอบหมายบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การซึ่งการจัดองค์การถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารการจัดการโดยเฉพาะอย่างยิ่งงานบางอย่างไม่สามารถทำเพียงคนเดียได้หลายๆคนจำต้องรวมตัวกันเป็นกลุ่มที่เรียกว่า“ องค์การ”ดังที่CHESTER I BARNARD กล่าวว่า องค์การเป็นระบบของการร่วมมือร่วมใจของมนุษย์

            ดังนั้น  การจัดองค์การก็เพื่อให้โครงสร้างของกลุ่มคน  และกลุ่มตำแหน่งงานต่าง ๆ ที่จะไปรองรับกับแผนงานที่กำหนดไว้และเป็นโครงสร้างที่จัดขึ้นเพื่อประสานให้ทุกฝ่ายเข้าใจได้ดีช่วยลดความซ้ำซ้อนผู้บริหารจึงจำเป็นต้องจัดองค์การให้มีลักษณะที่สมดุลเพื่อประโยชน์ขององค์การ

ความหมายของการจัดองค์การ

การจัดองค์การ  (Organizing) คือ กระบวนการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างคนงานและกิจกรรมต่างๆขององค์การเพื่อที่จะก่อให้เกิด การใช้ทรัพยากรขององค์การให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

            การจัดองค์การ (Organizing) คือ  การจัดระเบียบกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์การและมอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายการจัดองค์การที่ดีจะช่วยให้กาบริหารการจัดการมีประสิทธิภาพได้เนื่องจาก

    1. ทำให้ทราบขอบเขต  ความรับผิดชอบ  และอำนาจหน้าที่ต่าง ๆ

    2. ช่วยป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อน

    3. ช่วยประสานงานในหน้าที่ต่าง ๆ ได้ดี

    4. ช่วยลดปัญหาความขัดแย้งระหว่างพนักงานในองค์การได้

    5. สามารถแสดงให้เห็นตัวภาระหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจน

    6. ทำให้มีระบบการสื่อสารตามสายการบังคับบัญชาที่ดี

หลักของการจัดองค์การ

            หลักสำคัญของการจัดองค์การ ควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน, อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ , ความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา , สายบังคับบัญชา , ช่วงการบังคับบัญชา , การประสานงาน , หลักของการทำงานเฉพาะอย่าง และเอกภาพในการบังคับบัญชาองค์ประกอบของการจัดองค์การจะประกอบไปด้วย  

องค์การที่เป็นทางการ และองค์การที่ไม่เป็นทางการ

  -  องค์การที่เป็นทางการ (Formal Organization)  คือ กลุ่มหรือองค์การที่ถูกกำหนดขึ้นโดยโครงสร้างขององค์การซึ่งมีกฎเกณฑ์  รวมทั้งระบบสายการบังคับบัญชาที่กำหนดขึ้น

  -  องค์การที่ไม่เป็นทางการ  (Informal  Organization) คือกลุ่มหรือองค์การที่เกิดจากการ รวมตัวของปัจเจกบุคคล โดยอาศัยพื้นฐานทางด้านผลประโยชน์และสายสัมพันธ์ความเป็นเพื่อน ลักษณะของความสัมพันธ์ภายในจึงไม่มีกฎเกณฑ์ข้อบังคับที่แน่นอน

องค์ประกอบของการจัดการ
       การแบ่งงาน  (Division  of  work)

นักวิชาการที่มีชื่อเสียงที่ให้มีการสนับสนุนให้คนทำงานเฉพาะอย่างตามความถนัดของแต่ละคน คือ  Frederick  W. Taylor บิดาของการบริหารการจัดการเชิงวิทยาศาสตร์  กล่าวว่า  การแบ่งงานออกเป็นส่วน ๆ  แล้วให้คนงานแต่ละคนรับผิดชอบงานที่ตนเองถนัด จะทำให้เกิดความชำนาญในหน้าที่งาน  ซึ่งเรียกว่าความชำนาญเฉพาะอย่าง(Specialization)และจะทำให้เกิดประสิทธิภาพผลิต (Productivity)ดังนั้นการแบ่งงานในองค์การจึงเป็นการแบ่งงานทุกชนิดขององค์การให้อยู่ในรูปของกลุ่มงานต่างๆเพื่อให้เกิดความชำนาญเฉพาะอย่าง และเกิดประสิทธิภาพแต่อย่างไรก็ตามการแบ่งงานยังต้องพิจารณาถึงปัจจัยของงานที่เกี่ยวข้องคือ

              1. ขอบข่ายของงาน ( Job Scope )  หมายถึงจำนวนงานที่ได้รับมอบหมายและต้องรับผิดชอบ มากน้อยแค่ไหน

             2.ความลึกของงาน ( Job Depth )  เป็นการจัดระดับของการควบคุมที่ผู้ปฏิบัติมีอยู่หรืองานที่ตนรับผิดชอบไม่ว่าจะเป็นความอิสระความรวดเร็วตลอดจนการประสานงานกับหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้อง   

  3. ลักษณะงาน  (Task  Characteristics)  การจัดคนให้เข้าลักษณะงานที่ทำย่อมทำให้เกิด ประสิทธิภาพ และเกิดความพึงพอใจในการทำงานสูง การลาออก  การขาดงานจะต่ำ

การจัดแผนกงาน ( Departmentalization) 

            การจัดแผนกงานหมายถึง การจัดรวบรวมงานชนิดต่าง ๆ หรือขั้นตอนของงานต่าง ๆ หรือกระบวนการทำงานต่าง ๆ  ให้เข้ามาอยู่ในหน่วยงานใหญ่เดียวกัน  เพื่อให้งานมีความสัมพันธ์กันมากขึ้น

การกระจายอำนาจหน้าที่ ( Distribution of Authority )

            อำนาจหน้าที่หมายถึง  อำนาจอย่างถูกต้องที่ได้รับจากหน้าที่งานหรือองค์การ ซึ่งอำนาจหน้าที่นี้จะมีความสัมพันธ์กับตำแหน่งงานที่ได้รับอำนาจหน้าที่ส่วนมากมักจะเกี่ยวข้องกับการบังคับบัญชาการตัดสินใจการจัดการต่าง ๆ ขององค์การ 

ประเภทของอำนาจหน้าที่ ( Types of Authority )

            อำนาจหน้าที่ในองค์การแต่ละแห่งจะมีหน้าที่ความรับผิดชอบที่หลากหลาย เพราะฉะนั้นอำนาจหน้าที่จึงจำเป็นที่จะต้องหลากหลายด้วยเช่นกัน ซึ่งโดยทั่วไปแล้วอำนาจหน้าที่ที่พบเห็นมีอยู่ 3 ประเภท ดังนี้

1. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Line ( Line Authority )  เป็นอำนาจหน้าที่เกี่ยวกับการตัดสินใจ การมอบอำนาจงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา รวมไปถึงการควบคุมดูแล เพื่อให้งานที่ปฏิบัติบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ  

 2. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Staff  ( Staff Authority )  เป็นหน่วยงานที่ช่วยเหลืองานที่เป็นLine เป็นหน่วยงานที่อยู่นอกสายการบังคับบัญชาขององค์การ  แต่จะมีความสำคัญพอ ๆ กับงานที่ Line ปฏิบัติ  คนทำงานจะบรรลุวัตถุประสงค์ไม่ได้  ถ้าไม่ได้รับการช่วยเหลือจากหน่วยงานที่เป็น Staf

 3.  อำนาจหน้าที่ที่เป็น Functional ( Function Authority )   เป็นอำนาจพิเศษที่ให้กับ

หน่วยงานที่เป็น Line  หรือ  Staff  เพื่อที่จะให้งานหรือโครงการพิเศษบางประเภทสามารถดำเนินการไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การมอบหมายงาน  (Delegation  Process)

            เกิดจากแนวคิดจากเหตุผลที่คนหนึ่งคนใดไม่สามารถที่จะทำงานทั้งหมดให้สำเร็จได้  จะต้องอาศัยคนหลาย ๆ คนช่วยกันทำ  ปกติแล้วผู้บริหารจะมอบหมายงาน  และอำนาจหน้าที่ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา ที่อยู่ในความรับผิดชอบของตนรับไปดำเนินการ 

             1. การกำหนดความรับผิดชอบให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาของตน  ( Responsibility )

ความรับผิดชอบก็คือ  หน้าที่  งานหรือภารกิจอย่างหนึ่งอย่างใด  ที่ผู้บริหารหรือสมาชิกอื่น ๆ  ในองค์การจะต้องทำให้แล้วเสร็จ

            2.  การมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาของตน (Authority) จะได้สามารถทำงานที่ตนรับผิดชอบอยู่ให้สำเร็จลุล่วงไปได้  โดยมีสิทธิที่จะสั่งการ  บังคับบัญชา  ตัดสินใจ  เพื่อที่จะทำให้งานที่อยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของตนสามารถบรรลุความสำเร็จ  อนึ่ง  อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบเป็นหัวใจที่สำคัญของการมอบหมายงาน ที่จะต้องมีความสมดุลมิฉะนั้นแล้วงานจะดำเนินไปอย่างล่าช้า

            3. ทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดความสำนึกถึงภาระหน้าที่  (Accountability)  ที่ตนจะต้องปฏิบัติ และผู้ใต้บังคับบัญชาจะได้ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายด้วยความเต็มใจ

การรวมอำนาจและการกระจายอำนาจ  (Centralization  and  Decentralization)

            การรวมอำนาจเป็นการที่ผู้บริหารระดับสูง  เก็บรักษาอำนาจหน้าที่ไว้กับตนเอง โดยไม่ยอมให้ผู้ใต้บังคับบัญชาในระดับล่างมีสิทธิในการตัดสินใจหรือดำเนินการใดๆบางเรื่องภายใต้กฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้อย่างละเอียดรัดกุมและชัดเจนพิจารณาปัจจัยที่เกี่ยวข้องอื่นๆด้วยคือ   

           1. ขอบเขตภูมิประเทศที่ครอบคลุม  องค์การที่มีสาขาอยู่ภูมิภาคต่าง ๆ มาก  จำเป็นต้องมีการมอบหมายอำนาจ  เพราะสำนักงานใหญ่แห่งเดียวไม่สามารถที่จะดูแลงานที่มีกว้างขวางได้อย่างทั่วถึง  เช่น  สถาบันการเงิน  หรือธนาคารพาณิชย์เป็นต้น

            2. ขนาดขององค์การ ถ้าองค์การที่มีขนาดใหญ่จำเป็นต้องกระจายอำนาจ  เพราะงานที่ปฏิบัติอยู่จะล่าช้าและไม่สามารถสู้กับคู่แข่งขันได้

            3. ความไม่แน่นอนของสภาวะแวดล้อม  ที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา องค์การควรจะต้องใช้ระบบการกระจายอำนาจหน้าที่  เพื่อให้การปฏิบัติของ

  องค์การมีความยืดหยุ่น  จึงจะสามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงตามสภาวะ แวดล้อมได้

            4. ความซับซ้อนของเทคโนโลยี  องค์การที่มีการใช้เทคโนโลยีชั้นสูง  มีความสลับซับซ้อนมาก จำเป็นต้องมีการมอบหมายอำนาจแก่ผู้บริหาร  เพื่อรับผิดชอบและเพื่อการควบคุมในแต่ละระดับ

การประสานงาน  (Co-ordination) 

หมายถึง  การเชื่อมโยงกิจกรรมหรือการประสานงานต่าง ๆ ของคนในหน่วยงานหรือองค์การให้นำมารวมเข้าด้วยกันเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดและสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ 

การจัดโครงสร้างขององค์การ

            หมายถึง  การกำหนดหน่วยงานในแต่ละระดับให้เชื่อมโยงงานเข้าด้วยกัน  โดยอาจจะเชื่อมโยงงานในลักษณะแนวดิ่ง หรือแนวนอนก็ตามให้มีการประสานกิจกรรมต่าง ๆ ในแต่ละระดับเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ

การออกแบบโครงสร้างองค์การตามหน้าที่  (Functional  Organization)

             เป็นวิธีการจัดองค์การ  โดยแบ่งตามหน้าที่หรือลักษณะงานที่ต้องทำโดยอาศัยความถนัดของแต่ละบุคคล เพื่อประโยชน์สูงสุดขององค์การ

ประโยชน์ของการจัดองค์การ

   1. การตอบสนองความต้องการทางสังคม

   2. การตอบสนองความต้องการทางวัตถุ

2.1. เพื่อเพิ่มกำลังความสามารถ

2.2. เพื่อช่วยให้มีการปฏิบัติงานที่รวดเร็ว และแข่งกับเวลา

ขอขอบคุณ : https://www.gotoknow.org

สืบค้นเมื่อวันที่ 8 พฤษจิกายน 2560